Dicas para aproveitar melhor o Tempo

Improdutividade = retrabalho ou falta de objetividade

ARTIGO DE ESPECIALISTA - PUBLICADO EM 19/10/2007

Sempre que refazemos as mesmas tarefas gerando o que se chama de retrabalho, estamos desperdiçando tempo. Ex: ler o mesmo e-mail várias vezes sem responder, arrumar o guarda-roupa toda semana, procurar objetos e documentos que não se conhece a localização exata. Enfim, repetir tarefas que poderiam ser realizadas apenas 1 vez.

Outra maneira é utilizando mal o tempo útil como navegar sem objetivo definido na internet por tempo demais, fazer reuniões que não chegam a lugar nenhum, ligar 2 ou mais vezes para alguém porque não se programou para dizer tudo que precisava etc. Quais são os principais fatores que fazem uma pessoa perder tempo e se perder por isso?

Falta de planejamento das ações
Desorganização do espaço físico
Falta de padronização de processos

A desorganização é o principal indício da perda de tempo? Ou vice-versa?

A organização é um poderoso aliado das pessoas para evitar o mau uso do tempo, mas não é o único fator que influencia a falta de produtividade. Stress, perda de concentração por motivos externos ou emocionais, falta de autonomia, burocracia exagerada, falta de infra-estrutura também geram perda de tempo.

Como é possível otimizar o tempo e conciliar as múltiplas funções que precisamos assumir?

Honre seu estilo pessoal de trabalho

Todos nós temos uma hora do dia em que fazemos nosso melhor trabalho. Quando você é mais produtivo ou criativo? Para identificar o seu horário de pico, ouça o seu relógio biológico. Você funciona melhor de manhã, à tarde ou à noite?

Nem toda hora é igual. Se você é uma pessoa matinal, seu tempo vale mais de manhã do que à tarde em termos de produtividade. Planeje trabalhar nas tarefas mais importantes no momento do dia em que seu relógio biológico está otimizado e seu nível de energia está no auge.

Se você é uma pessoa matinal, não comece o dia checando seus emails. Ataque sua tarefa mais importante antes. Depois siga para um projeto ou tarefa que não requeira o mesmo nível de concentração e foco. Não tente fazer coisas que odeia quando está cansado você só vai arrumar uma outra desculpa para não terminá-la.

Marque horários com você mesmo As tarefas de seu plano diário não vão se realizar magicamente. Elas são feitas quando você arruma tempo para tal. Intensifique o conceito de agendar horários com você mesmo, e mantê-los.

Agora que você determinou o que é importante e identificou como tarefa de alta prioridade, você deve fazer tempo para trabalhar nesta tarefa ou projeto. Quando você tem um trabalho importante que precisa ser feito, marque um compromisso com você mesmo durante o sua hora de maior produtividade.

Bloqueie o horário em sua agenda. Pense no compromisso como um encontro com seu cliente mais importante. Não fazer esses agendamentos resultará em coisas importantes se acumulando e estagnando.Então separe e se comprometa com horários específicos para agir.



Como conseguir reservar um tempo para si próprio? É questão de prioridade?

Crie um Tempo Reservado para você
Faça o que executivos fazem todos os dias, feche sua porta e peça para não ser perturbado. Não se preocupe. O mundo não vai acabar se você deixar sua caixa postal atender algumas ligações enquanto você trabalha. Uma vez iniciada a tarefa,

não se permita ser interrompido.

Pendure uma placa se precisar. Desligue o celular e o pager. Não cheque seu email. Não responda perguntas de seus colegas. Faça seu trabalho.

Criar um tempo reservado requer força de vontade e pode não funcionar sempre, mas sua produtividade irá às alturas quando você implementar esta técnica. Se o tempo reservado resultar na prevenção de seis interrupções, você terá 1 hora a mais, somando o tempo da interrupção e de recuperação (volta ao que estava fazendo com concentração).

Os tipos de atividades que são melhores para o tempo reservado? Primeira e principalmente pensar. Tirar um tempo para pensar permite manter a perspectiva à medida que você visualiza o quadro geral. Outras atividades incluem: tomadas de decisões complexas, planejamento de longo prazo, trabalhos difíceis e grandes projetos.

O tempo reservado não tem que ser em seu escritório. Algumas pessoas são mais produtivas e pensam mais criativamente em lugares como a sala de conferências, um banco de praça ou um café. Você precisa descobrir o que funciona para você.

Recarregue as baterias: Se você não se cuidar, sua produtividade e foco vão cair. Pular o almoço, cancelar férias, e não ter uma noite completa de sono podem afetar negativamente sua produtividade. É importante comer bem, ter uma boa noite de sono e se exercitar para manter o seu foco afiado. Se você não pode tirar as férias inteiras, folgue uma sexta e uma segunda e tenha um fim de semana prolongado.

Existe um relógio de vida ideal? Tantas horas para trabalho, tantas para estudo, outras para a família, lazer, enfim?
Em primeiro lugar é óbvio que você passa mais tempo da sua vida em seu trabalho. Com as longas jornadas de trabalho atuais não é exagero afirmar que você passa em média 50% a 60% do seu tempo na empresa.

Se você vivesse 100% do seu tempo dedicado à família e a sua casa, provavelmente chegaria um momento em que você ficaria entediado e gostaria de novos desafios dos quais o lado profissional proporciona. Logo, ambos são importantes, mas devem ser equilibrados na proporção certa.

Como o trabalho consome a maior parte de seu tempo, a dedicação à família precisa ser muita mais qualitativa do que quantitativa. O quero dizer com isso? Que quando você está com a família, você está com a família e não com seu notebook, com seu IPod, com seu Jornal ou na frente da sua TV!

Não importa quanto tempo você tem para a vida pessoal, mas como você utiliza esse tempo!



Quais são as suas dicas para fazer o dia render, no trabalho e nas horas de lazer?



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